Jakie standardy powinna spełniać dobra sala konferencyjna?

Organizacja konferencji, szkolenia czy eventów biznesowych to ogromne wyzwanie, a jedną z najważniejszych składowych powodzenia tego przedsięwzięcia jest wybór dobrej sali konferencyjnej. Jakie warunki powinna ona spełniać, by wydarzenie było dobrze wspominane przez organizatorów i uczestników? W tym artykule przedstawimy najważniejsze z nich.

Lokalizacja, przestronność, warunki na sali 

Pierwszym branym pod uwagę kryterium jest lokalizacja. W dużej mierze zależy ona od rodzaju eventu i tego, skąd przyjadą zaproszeni goście. W przypadku imprez ogólnopolskich, można wybrać lokal położony w atrakcyjnym turystycznie miejscu, np. nad morzem czy w górach. Dobrym pomysłem będzie także znalezienie sali konferencyjnej w centrum kraju, np. w Łowiczu leżącym zaledwie godzinę drogi od Warszawy i Łodzi. Jeśli natomiast konferencja ma charakter lokalny, lepiej poszukać lokalu położonego w danym regionie. W obu przypadkach ważny jest dobry dojazd oraz odpowiednio duży parking.

Przeczytaj również: Konferencja w Gdańsku - jak i gdzie ją zorganizować?

Sama sala musi być wystarczająco przestronna (standardowy przelicznik to ok. 1–2 m2 na osobę), dobrze oświetlona zarówno światłem naturalnym, jak i sztucznym, estetycznie urządzona i wyposażona w wygodne krzesła oraz stoliki. Liczy się także zaplecze – odpowiednia liczba toalet, szatnia, miejsce, w którym można zorganizować kącik kawowy, a w przypadku dłuższych eventów także znajdująca się w lokalu lub jego pobliżu restauracja serwująca smaczne posiłki. Nie bez znaczenia jest także otoczenie sali. Ogródek, taras czy sąsiedztwo parku to duże atuty, które pozwolą uczestnikom konferencji odpocząć i zrelaksować się w czasie przerw.

Przeczytaj również: Jakie standardy powinny spełniać stoły robocze przy stanowiskach monterskich?

Odpowiednie zaplecze techniczne sali na konferencje 

Ważną kwestią dotyczącą sali konferencyjnej jest efektywna klimatyzacja i możliwość dowolnego ustawienia stołów zgodnie z życzeniami organizatora. Jeśli szkolenie czy konferencja mają być połączone z bankietem lub imprezą integracyjną, warto wybrać lokal, który bez problemu zorganizuje te wydarzenia, zapewniając odpowiedni catering, obsługę i dodatkowe atrakcje dla uczestników – mówi nasz rozmówca z restauracji Szkiełka organizującej imprezy i konferencje w Łowiczu.

Kluczowe dla powodzenia konferencji jest także zaplecze techniczne, jakim dysponuje dany lokal. Poza odpowiednim nagłośnieniem i sprzętem audiowizualnym ważny jest dostęp do szybkiego internetu. Podczas konferencji przyda się ekran, projektor, rzutnik slajdów, flipchart i tym podobne. Warto zatem sprawdzić, jakim sprzętem dysponuje lokal, przed podjęciem decyzji o organizacji w nim szkolenia czy konferencji.